Política de Privacidade

1. Controlador de Dados e Encarregado (DPO)

O controlador dos dados pessoais tratados no âmbito da plataforma Sendoc é:

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO — Data Protection Officer), conforme exigido pelo art. 41 da LGPD, pode ser contactado pelo e-mail privacidade@sendoc.com.br. O DPO é o ponto de contato oficial entre o Sendoc, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

No contexto da relação entre o Sendoc e as Empresas-clientes, o Sendoc atua como controlador dos dados das próprias Empresas (para fins contratuais) e como operador dos dados pessoais dos Candidatos e dos colaboradores desligados, sendo a Empresa a controladora das informações coletadas nos processos de admissão e de desligamento.

2. Quais Dados Coletamos

2.1 Dados de Empresas-clientes

Ao contratar o Sendoc, a Empresa fornece:

• Razão social e nome fantasia;
• CNPJ e dados de registro empresarial;
• Endereço comercial;
• Nome, e-mail e telefone do representante legal e dos Usuários Administrativos;
• Dados de pagamento (número de cartão de crédito/débito, dados bancários) — processados diretamente pelos nossos parceiros de pagamento (Stripe / Asaas), sem que o Sendoc armazene dados sensíveis de cartão;
• Histórico de faturamento, planos contratados e uso da plataforma;
• Logs de acesso ao painel administrativo (endereço IP, navegador, data/hora), conforme exigido pelo art. 15 do Marco Civil da Internet.
• Origem do cadastro: quando a Empresa chega ao site por um link de campanha, registramos no navegador os parâmetros UTM (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), a página de entrada e o domínio de origem (referrer) e, somente com o consentimento de marketing dado no banner de cookies, os identificadores de clique de anúncios (gclid, fbclid, li_fat_id). Sem esse consentimento, os dados ficam apenas na aba aberta (sessionStorage, apagados ao fechá-la) e sem identificadores de clique; com ele, são guardados entre visitas (localStorage). Ao criar a conta, esses dados são enviados junto com o cadastro e ficam associados à conta da Empresa, para sabermos quais canais trazem clientes (legítimo interesse, art. 7.º, IX, com minimização; os identificadores de clique, por consentimento, art. 7.º, I). Não são coletados nos portais do Candidato e do colaborador desligado.

2.2 Dados de Candidatos

Ao acessar o Portal do Candidato, a pessoa física fornece:

• Documentos de identificação: RG (Registro Geral), CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social), CNH (quando aplicável);
• Dados pessoais extraídos dos documentos via OCR: nome completo, data de nascimento, filiação, naturalidade, número dos documentos, data de emissão e validade;
• Comprovante de residência: endereço completo do Candidato;
• Fotografia (selfie): imagem facial para validação de identidade, que pode caracterizar dado biométrico nos termos da LGPD;
• Dados bancários: conta corrente/poupança e agência, para fins de pagamento de salário (quando solicitado pela Empresa);
• Dados de saúde ou outros dados sensíveis: apenas quando explicitamente solicitados pela Empresa para fins admissionais específicos (ex.: atestado médico admissional), com consentimento específico do Candidato;
• Dados de navegação no Portal: endereço IP, tipo de dispositivo e navegador, data/hora de acesso e ações realizadas.
• Dados de autenticação e de assinatura: e-mail (e, quando disponível, telefone) para envio do código de acesso de uso único — armazenado apenas como hash, nunca em texto —, registros de envio e de tentativas de validação, e, no aceite do termo, o hash SHA-256 do documento, IP, data/hora com fuso horário e dispositivo/navegador, que compõem o manifesto de evidências anexado ao PDF assinado. O CPF aparece nesse manifesto apenas de forma mascarada.

2.3 Dados de colaboradores desligados

Quando a Empresa registra um desligamento na plataforma, são tratados:

• Dados do desligamento: nome completo, matrícula ou identificador interno, e-mail (opcional, para envio do termo), tipo e data do desligamento, informados pela Empresa;
• Termo de desligamento: documento gerado pela plataforma a partir desses dados;
• Documentos rescisórios: arquivos enviados pela Empresa (ex.: exame demissional, que pode conter dado de saúde);
• Entrevista de saída: respostas opcionais registradas pela Empresa;
• Acesso e registro de ciência: e-mail (e, quando disponível, telefone) para envio do código de acesso de uso único ao portal de desligamento — armazenado apenas como hash —, registros de envio e de tentativas de validação e, na ciência do termo, o hash SHA-256 do documento, IP, data/hora com fuso horário e dispositivo/navegador, que compõem o manifesto de evidências anexado ao PDF assinado.

3. Finalidade e Base Legal do Tratamento

Tratamos dados pessoais com fundamento nas bases legais previstas no art. 7.º e art. 11 da LGPD, conforme detalhado abaixo:

O Sendoc não utiliza os dados pessoais para fins de marketing direcionado, venda de perfis ou qualquer finalidade incompatível com as listadas acima.

4. Compartilhamento com Terceiros (Suboperadores)

Para prestar os serviços contratados, o Sendoc compartilha dados pessoais com os seguintes prestadores de serviços (suboperadores), que atuam sob instrução do Sendoc e são contratualmente obrigados a tratar os dados com segurança e confidencialidade adequadas:

• Cloudflare, Inc. (Cloudflare R2)

  Serviço de armazenamento de objetos em nuvem onde são armazenados documentos, imagens e arquivos enviados pelos Candidatos, além dos termos e documentos de desligamento. A Cloudflare está sediada nos Estados Unidos — veja a Seção 6 sobre transferência internacional de dados.

• Stripe, Inc. e Asaas

  Processadores de pagamento utilizados para cobrança dos planos das Empresas-clientes. Recebem dados de cartão de crédito, dados de cobrança PIX e informações de faturamento. O Sendoc não armazena dados de cartão em seus próprios servidores. A Stripe está sediada nos EUA (ver Seção 6); o Asaas é empresa brasileira (Asaas Gestão Financeira S.A.), sujeita à LGPD.

• Resend

  Serviço de envio de e-mails transacionais (convites de admissão, notificações de documentos, confirmações). Recebe endereços de e-mail e conteúdo das mensagens enviadas pela plataforma.

• Evolution API (WhatsApp)

  Serviço de envio de notificações via WhatsApp para Candidatos (ex.: convite de admissão, lembrete de documentos pendentes), utilizado somente quando o envio por WhatsApp estiver habilitado na plataforma. Recebe número de telefone e conteúdo das mensagens. As comunicações via WhatsApp são opcionais e dependem de o Candidato ter fornecido seu número; o canal padrão de comunicação é o e-mail.

• Autentique (assinatura digital)

  Plataforma de assinatura eletrônica usada quando a Empresa-cliente envia um contrato, termo ou termo de desligamento para assinatura digital pelo Sendoc. Recebe o documento a ser assinado e, de cada signatário (colaborador, representante da empresa e testemunhas), o nome, e-mail, telefone e CPF. No momento da assinatura, a Autentique registra evidências como data, hora, IP e geolocalização aproximada, que compõem a trilha de auditoria do documento assinado. Os links de assinatura são enviados pelo próprio Sendoc por e-mail (e por WhatsApp, quando habilitado). A Autentique é empresa brasileira, sujeita à LGPD. O uso é opcional: quando a Empresa-cliente não utiliza a assinatura digital, o aceite eletrônico interno do Sendoc é usado e nenhum dado é compartilhado com a Autentique.

• Railway

  Provedor de infraestrutura que hospeda a API e o banco de dados (PostgreSQL) do Sendoc. Todos os dados pessoais tratados pela plataforma passam por esta infraestrutura. A Railway está sediada nos Estados Unidos — veja a Seção 6 sobre transferência internacional de dados.

• Anthropic, PBC

  Modelo de inteligência artificial usado para ler (OCR) e conferir os documentos enviados pelos Candidatos, sugerindo o preenchimento de campos ao RH. Recebe as imagens dos documentos enviados para análise. A Anthropic está sediada nos Estados Unidos — veja a Seção 6 sobre transferência internacional de dados.

• Google (Analytics e Ads) e LinkedIn

  Ferramentas de medição de audiência (Google Analytics 4) e de conversão de campanhas (Google Ads e LinkedIn Insight Tag), carregadas no site e na área logada das Empresas. Não são carregadas nos portais do Candidato e do colaborador desligado. Veja a Seção 10.

• Crisp

  Widget de chat de suporte presente nas páginas do site. Recebe as mensagens e os dados que o próprio visitante decide informar na conversa, além de dados técnicos da sessão do chat.

• Vercel Inc.

  Provedor de infraestrutura que hospeda o site e o portal do candidato (frontend). A Vercel está sediada nos Estados Unidos — veja a Seção 6 sobre transferência internacional de dados.

O Sendoc não vende, aluga ou cede dados pessoais a terceiros para fins de marketing ou publicidade. O compartilhamento com os suboperadores acima ocorre exclusivamente para a prestação dos serviços contratados.

5. Divulgação a Autoridades Públicas

O Sendoc poderá divulgar dados pessoais a autoridades governamentais, órgãos regulatórios ou judiciais nos seguintes casos:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Atendimento a ordem judicial, mandado de busca e apreensão ou requisição de autoridade competente;
• Defesa dos direitos do Sendoc em processos judiciais ou administrativos;
• Proteção de direitos e segurança de usuários ou de terceiros, em situações de risco concreto.

Nessas hipóteses, o Sendoc limitará o compartilhamento ao mínimo necessário e, quando legalmente permitido, notificará o titular dos dados.

6. Transferência Internacional de Dados

Alguns de nossos suboperadores estão sediados fora do Brasil, o que implica a transferência internacional de dados pessoais. As transferências ocorrem para os seguintes países e com os seguintes fundamentos:

• Estados Unidos — Cloudflare (armazenamento)

  Os documentos e arquivos dos Candidatos e de desligamento são armazenados nos servidores da Cloudflare R2, localizados principalmente nos EUA. A Cloudflare adere ao Privacy Shield Framework e implementa Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) aprovadas pela União Europeia, fornecendo garantias adequadas de proteção de dados. O Sendoc mantém cláusulas contratuais específicas com a Cloudflare exigindo o tratamento seguro e confidencial dos dados.

• Estados Unidos — Stripe (pagamentos)

  Dados de faturamento das Empresas-clientes são processados pela Stripe, que é certificada PCI-DSS (nível 1) e utiliza mecanismos de adequação equivalentes às SCCs para transferências internacionais. Os dados de cartão são tokenizados e nunca trafegam pelos sistemas do Sendoc.

• Estados Unidos — Railway e Vercel (infraestrutura)

  A API, o banco de dados e o site do Sendoc rodam sobre infraestrutura da Railway e da Vercel, ambas sediadas nos EUA. Os dois provedores operam com Cláusulas Contratuais Padrão (SCCs) para transferência internacional de dados, fornecendo garantias equivalentes às exigidas pelo art. 33 da LGPD.

Todas as transferências internacionais são realizadas com garantias contratuais adequadas, em conformidade com o art. 33 da LGPD. O Sendoc avalia periodicamente seus suboperadores internacionais para assegurar a manutenção dessas garantias.

7. Retenção e Exclusão de Dados

O Sendoc retém os dados pessoais pelo tempo necessário às finalidades para as quais foram coletados, observando os seguintes prazos mínimos estabelecidos pela legislação brasileira:

• Documentos de admissão, de desligamento e contratos de trabalho: mínimo de 5 (cinco) anos após o encerramento do vínculo empregatício, conforme o prazo prescricional trabalhista previsto no art. 7.º, XXIX, da Constituição Federal e no art. 11 da CLT. Para acordos coletivos, o prazo pode ser superior.

• Logs de acesso à plataforma: mínimo de 6 (seis) meses, conforme art. 15 do Marco Civil da Internet, podendo ser mantidos por período maior se necessário para fins de segurança e prevenção a fraudes.

• Trilha de auditoria das operações: registro de quem realizou cada operação relevante (criação e cancelamento de admissões, análise e download de documentos, aceites, exportações, logins e alterações de configuração), com data/hora, IP e navegador, sem cópia de documentos ou CPF completo. Os registros não podem ser alterados, ficam disponíveis aos administradores da Empresa e são mantidos por 5 (cinco) anos, sendo excluídos automaticamente após esse prazo. O e-mail de quem realizou a operação (inclusive de Candidato ou colaborador desligado, no aceite do termo) permanece na trilha durante esse prazo mesmo que o cadastro seja anonimizado a pedido, com base no exercício regular de direitos (art. 7.º, VI).

• Dados de faturamento e contratos comerciais: mínimo de 5 (cinco) anos, conforme legislação fiscal e comercial brasileira.

• Dados de contas encerradas sem admissões concluídas nem desligamentos registrados: 90 (noventa) dias após o encerramento, após os quais os dados são anonimizados ou excluídos, ressalvadas obrigações legais específicas.

Após o decurso dos prazos de retenção aplicáveis, os dados são excluídos de forma segura ou anonimizados de modo irreversível, não sendo mais possível a identificação do titular.

8. Direitos dos Titulares

Nos termos dos artigos 17 a 22 da LGPD, os titulares de dados pessoais têm os seguintes direitos, que podem ser exercidos gratuitamente mediante solicitação ao Sendoc pelo canal privacidade@sendoc.com.br:

• Acesso: Confirmar a existência de tratamento e obter acesso aos dados pessoais que temos sobre você.

• Correção: Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

• Anonimização, bloqueio ou eliminação: Solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos, ou tratados em desconformidade com a LGPD.

• Portabilidade: Solicitar a portabilidade dos seus dados para outro fornecedor de serviço ou produto, conforme regulamentação da ANPD.

• Eliminação dos dados tratados com consentimento: Solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com base no seu consentimento, exceto quando a retenção for obrigatória por lei.

• Informação sobre compartilhamento: Saber com quais entidades públicas e privadas seus dados são compartilhados.

• Informação sobre possibilidade de não consentir: Ser informado sobre as consequências de não fornecer o consentimento solicitado.

• Revogação do consentimento: Retirar o consentimento dado a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento realizado antes da revogação.

• Oposição: Opor-se ao tratamento realizado com fundamento em outras bases legais que não o consentimento, em caso de descumprimento da LGPD.

• Revisão de decisões automatizadas: Solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses.

O Sendoc responderá às solicitações de exercício de direitos no prazo de até 15 (quinze) dias corridos. Caso não seja possível atender integralmente à solicitação, informaremos os motivos por escrito. O titular pode ainda peticionar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em caso de descumprimento da LGPD.

9. Segurança dos Dados

O Sendoc adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, destruição, alteração ou divulgação indevida. As principais salvaguardas incluem:

• Criptografia em trânsito: todas as comunicações entre o navegador do usuário e os servidores do Sendoc utilizam o protocolo TLS 1.2 ou superior (HTTPS obrigatório);
• Criptografia em repouso: documentos e dados sensíveis armazenados na infraestrutura (Cloudflare R2) são criptografados em repouso com padrão AES-256;
• Isolamento por CNPJ: cada Empresa tem acesso exclusivo apenas aos seus próprios dados e aos dados de seus Candidatos — o Sendoc implementa controle de acesso rigoroso que impede que um Cliente visualize dados de outro;
• Autenticação segura: as contas de Usuários Administrativos são protegidas por senha com requisitos mínimos de complexidade. O Sendoc recomenda fortemente o uso de autenticação de dois fatores (2FA), quando disponível;
• Acesso ao portal por código de uso único: além do link individualizado, o Candidato confirma a identidade com um código de 6 dígitos enviado ao seu e-mail (válido por 10 minutos, com limite de tentativas, bloqueio temporário e limite de reenvios), reduzindo o risco de acesso por terceiros que obtenham o link;
• Acesso mínimo necessário: colaboradores do Sendoc têm acesso aos dados apenas na medida necessária para suas funções, seguindo o princípio de least privilege;
• Monitoramento e auditoria: a plataforma registra logs de acesso e operações sensíveis, que são monitorados para detecção de anomalias e tentativas de acesso não autorizado.

Em caso de incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante aos titulares, o Sendoc notificará a ANPD e os titulares afetados no prazo e forma previstos pela LGPD e por suas regulamentações.

11. Canal de Privacidade e Contato com o DPO

Para exercer seus direitos como titular de dados, esclarecer dúvidas sobre esta Política, comunicar incidentes de segurança ou fazer qualquer solicitação relacionada à privacidade, entre em contato com nosso Encarregado de Dados (DPO):

Se não estiver satisfeito com nossa resposta, você tem o direito de apresentar uma reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), acessível em gov.br/anpd.

12. Vigência e Atualizações desta Política

Esta Política de Privacidade entra em vigor em 10 de abril de 2026 e pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças em nossas práticas de privacidade, em exigências legais ou no desenvolvimento da plataforma.

Quando realizarmos alterações substanciais — que possam afetar significativamente os direitos dos titulares de dados —, notificaremos os Clientes ativos por e-mail e publicaremos aviso em destaque na plataforma com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência. Para alterações não substanciais, a atualização da data nesta página será suficiente.

Recomendamos a revisão periódica desta Política. O uso contínuo da plataforma após as alterações implica a aceitação da Política atualizada.